Mejora de la Gestión y Eficiencia del Negocio
Optimiza tu negocio mejorando procesos para un equipo más eficiente y enfocado en el objetivo.
Qué debes saber sobre las diferentes fases en un proceso de mejora de la Gestión y la Eficiencia
Para poder mejorar necesitamos conocer el punto de partida y el objetivo que queremos alcanzar. Así conseguiremos ser realistas a la hora de mejorar los procesos, añadir herramientas de medición, etc. Fijaremos así plazos e implicación del equipo razonables.
Es necesario contar con la suficiente experiencia para no caer en la excesiva burocracia, sino todo lo contrario, ser capaces de simplificar al máximo las tareas, evitando duplicidades y midiendo lo realmente necesario. Tampoco debemos caer en el error de hacer demasiados cambios o empezar de cero en algunos procesos. Sólo añadiremos herramientas y modificaremos aquello que aporte valor añadido para nosotros y nuestros clientes.
Fase 1
Este análisis en profundidad de la situación real de la empresa debe realizarse haciéndonos en cada sección las preguntas correctas. Es vital la participación del equipo clave, no sólo directivo (un error muy común en este tipo de análisis) si no también del de primera línea.
Si el DAFO se realiza de manera correcta, tendremos una información valiosísima como punto de partida y seremos capaces de fijar en qué puntos críticos o mejorables debemos incidir, según nuestros objetivos. No siempre merece la pena mejorar todas aquellas debilidades encontradas, eso depende del camino a seguir.
No olvidemos que el DAFO debe tener siempre una intersección entre nuestros Debilidades, Amenazas, Fortalezas y oportunidades.
Fase 2
En este paso habrá que separar esos puntos por Áreas, estableciendo prioridades y fijando un equipo que acompañe en las diferentes fases del cambio.
Este es el momento para fijar objetivos asequibles para cada punto y área, determinando la manera en que se llevarán a cabo, el plazo razonable para alcanzarlos y las personas implicadas en este proceso.
No se trata de cambiar los procesos e implantar nuevas formas de hacer las cosas, si no de partir de nuestro día a día para establecer mejoras en la gestión: simplificaciones, eliminación de duplicidades, implantar herramientas que faciliten el trabajo y las mediciones, etc, etc.
No olvidemos que la información es fundamental para la toma de decisiones.
Fase 3
Aunque cada empresa es distinta, es evidente que dentro del sector de sanidad ambiental existen un parámetros básicos y críticos comunes a todas las empresas. A continuación te damos algunos ejemplos de cambios que pueden mejorar la eficiencia de la empresa con muy poco esfuerzo en cada Área:
Técnica:
- Portfolio/Valoración por ruta/zona: ¿qué zonas/rutas son menos/más rentables, bien por la poca aglutinación de clientes bien por los precios, bien por el número de incidencias? ¿Cómo podemos mejorarlas/clonarlas?
- Ratio por Técnico: ¿tenemos una ratio correctao de facturación/portfolio por técnico? ¿Nos permite este ratio la rentabilidad global que queremos? ¿Cómo mejorarlo?. Esto no implica que cada técnico tenga una ruta asignada.
- Productividad técnica: ¿Sabemos quienes son los técnicos más eficientes? Eficiencia: mayor número de clientes diario con el menor número de incidencias y rescisiones.
- Modelo de retribución por eficiencia en lugar de pagar horas extras podemos implementar un modelo que empuje la eficiencia. Retención del talento. Más técnicos querrán trabajar en nuestra empresa
- Modelo de ventas técnicas. Los técnicos son mucho más numerosos en las empresas de sanidad ambiental que los comerciales ¿Por qué no implantar un sistema que les permita detectar las oportunidades comerciales y venderlas? Con una pequeña formación y cambiando ligeramente el sistema comercial el resultado puede ser muy positivo.
- Tendencia del mercado/mejoras a implementar a nuestros servicios. Es muy importante ser conscientes de la tendencia del mercado, que se está valorando más en los clientes y cómo podemos implementar estas nuevas tendencias o incluso apostar por otras que sitúen a nuestra empresa en un lugar destacado.
Comercial
- Embudo de ventas: Conocer nuestro proceso desde el cliente potencial hasta el cierre de la venta nos permitirá tomar las decisiones adecuadas a nivel comercial y marketing. ¿Dónde invertir? ¿Cuántos comerciales tener? ¿Cuál debe ser su target?, etc.
- Elaboración del Plan Comercial: Para vender cómo y donde queremos es necesario planificar. Esta fase debe contener nuestros objetivos numéricos, pero también cualitativos, es decir el tipo de clientes o sectores a los que queremos dirigirnos, bien porque son los más rentables de nuestra cartera bien porque tenemos una ventaja comparativa para esa venta. Además de un Plan Comercial General, cada integrante del departamento comercial debería elaborar su propio plan, concretándolo en los clientes a atacar de cada tipo o sector y el importe que le reportarán a su objetivo en función de su ratio de aceptación.
- Pipeline y objetivo de ventas: Estableciendo y siguiendo correctamente estos ratios, seremos capaces de tomar decisiones objetivas cuando existan desviaciones y encauzar nuestras ventas para alcanzar nuestra metas. Modelo seguimiento de presupuestos, ratios de éxito, etc
- Retribución comercial: Establecer un sistema claro y conciso de retribución por ventas mantiene el equilibrio y la motivación y evita futuras complicaciones. Además, es una manera de retener el talento, al igual que en el área técnica y atraer comerciales experimentados a la empresa.
- Revisión de cálculo de precios y ofertas a clientes. Tener una herramienta sencilla que nos permita calcular precios en función de los parámetros importantes para la empresa, a la rentabilidad que deseamos es fundamental para un correcto crecimiento. Además, deberíamos poder analizar, una vez contratados esos clientes, si estamos en esos márgenes o no para tomar las decisiones adecuadas.
Muy importante para poder tener una herramienta eficiente de cálculo de precios es conocer nuestro coste hora/técnico, nuestros costes indirectos y fijar el margen al que queremos trabajar.
Administración
Este área está implícito en todo lo anteriormente descrito, dado que para obtener información, implantar herramientas, modificar los parámetros a medir, evitar duplicidades, simplificar procesos y orientarnos al cliente, al equipo y a las ventas es necesario un equipo de administración sólido y formado.
El objetivo debe ser dar soporte a todas las áreas, mejorando el proceso desde el contacto con el cliente pasando por la oferta, el contrato, las incidencias posteriores, los reportes mensuales de portfolio, nuevas ventas, pipeline, eficiencia técnica, productividad etc.
Fase 4
Tan importante como identificar los puntos críticos y mejorarlos, implantar las herramientas adecuadas y medir aquello que nos ayuda a tomar decisiones, es establecer los métodos de seguimiento adecuados para que esto no se distorsiones con el paso del tiempo. Para sean las personas adecuadas las que revisen/sigan esos parámetros siendo capaces de tomar las decisiones correctas en el momento oportuno.
Dentro de Plan de Mejora de la gestión y eficiencia debe existir un modelo claro de seguimiento con plazos, personas y forma de actuar. Eso nos dará una mejora continuada en el tiempo.
- Modelo Seguimiento Mensual Comercial: Pipeline, objetivos, comisiones, etc.
- Modelo Seguimiento Productividad Mensual: Eficiencia por técnico, retribución por productividad, rentabilidad por ruta.
Modelo seguimiento Mensual rentabilidad Clientes: listado renovaciones con rentabilidad, Listado de clientes con más de dos incidencias, etc, etc.
